Dlaczego sektor IT ma własną „specjalną ścieżkę” dla cudzoziemców
Firmy technologiczne w Polsce ścigają się o tych samych specjalistów IT, a lokalny rynek zwyczajnie nie nadąża z podażą talentów. Programiści, DevOpsi, specjaliści cyberbezpieczeństwa czy architekci chmurowi są jednocześnie potrzebni w software house’ach, fintechach, bankach, e‑commerce i startupach. Bez sięgnięcia po cudzoziemców rozwój wielu projektów staje się nierealny – zwłaszcza w momentach mocnej presji czasowej ze strony klientów.
W odpowiedzi na ten deficyt ustawodawca systematycznie tworzy mechanizmy, które w praktyce „faworyzują” zatrudnianie cudzoziemców w sektorze IT. Nie ma jednego przepisu pt. „specjalne zasady dla branży IT”, ale istnieje zestaw wyjątków, katalog zawodów deficytowych, przyspieszonych ścieżek wizowych i pobytowych, a także szerokie pole interpretacyjne dla wojewodów. Łącznie tworzy to coś w rodzaju nieformalnej, ale bardzo realnej szybkiej ścieżki dla technologii.
Różnica między ogólnymi zasadami zatrudniania cudzoziemców a praktyką w IT polega więc głównie na tym, jak często można skorzystać z uproszczeń. Pracodawca restauracji, hotelu czy budowy dużo częściej jest „skazany” na pełną, powolną procedurę z testem rynku pracy. Pracodawca z branży IT ma zdecydowanie więcej opcji: od oświadczeń, przez Niebieską Kartę UE, aż po modele współpracy zdalnej czy body leasing z wyspecjalizowanymi podmiotami.
Korzyści biznesowe z wykorzystywania tych przyspieszonych ścieżek są bardzo konkretne. Po pierwsze, krótszy czas od „oferty” do „pierwszego commita” – zamiast kilkunastu miesięcy legalizacji pobytu i pracy, w wielu przypadkach można zmieścić się w kilku tygodniach. Po drugie, przewaga konkurencyjna: firma, która opanowała procedury zatrudniania cudzoziemców w IT, potrafi szybciej skalować zespoły i reagować na duże kontrakty. Po trzecie, mniejsze ryzyko przepalania budżetu na rekrutację, bo proces jest powtarzalny, przewidywalny i oparty o sprawdzone schematy.
Dobrze poukładana strategia zatrudniania cudzoziemców – nie tylko „ad hoc”, ale jako stały element rozwoju firmy – pozwala w IT przejść z pozycji gaszenia pożarów do świadomego skalowania. Warto więc zainwestować kilka tygodni w zrozumienie wyjątków i uproszczeń, żeby przez kolejne lata rekrutować szybciej i spokojniej.
Im lepiej poznasz „specjalną ścieżkę” dla IT, tym rzadziej będziesz odkładać projekty z powodu braku rąk do kodowania.
Podstawy prawne zatrudniania cudzoziemców w polskim IT – krótkie uporządkowanie
Najważniejsze akty prawne, które dotykają branży IT
Zatrudnianie cudzoziemców w sektorze IT opiera się na kilku filarach. Z perspektywy pracodawcy warto znać przynajmniej ramowo następujące ustawy:
Ustawa o cudzoziemcach – reguluje zasady wjazdu, pobytu i wyjazdu cudzoziemców z terytorium Polski. To tu znajdziesz m.in. zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, Niebieską Kartę UE dla wysokokwalifikowanych specjalistów IT oraz zasady legalizacji pobytu członków rodzin.
Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – tu są przepisy o zezwoleniach na pracę (typy A–E), oświadczeniach o powierzeniu wykonywania pracy, informacjach starosty (test rynku pracy) oraz katalogu zwolnień z obowiązku posiadania zezwolenia.
Kodeks pracy i przepisy dotyczące BHP, pracy zdalnej i delegowania – regulują warunki zatrudnienia (umowa o pracę), pracę zdalną z terytorium Polski, oddelegowanie do innych krajów UE oraz obowiązki wobec ZUS.
Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe – szczególnie tam, gdzie w grę wchodzi B2B z cudzoziemcem, praca zdalna spoza Polski czy tzw. polski pracodawca techniczny w modelu body leasingu.
Dla działu HR i menedżerów rekrutujących ważne jest, aby nie próbować ogarnąć wszystkiego samodzielnie na poziomie prawnym. Wystarczy zrozumieć schematy i wiedzieć, kiedy uruchomić współpracę z kancelarią migracyjną lub doświadczonym doradcą – szczególnie gdy wchodzą w grę złożone przypadki (rodzina, kilka krajów pracy, hybryda B2B + etat).
Obywatele UE/EOG/Szwajcarii a obywatele państw trzecich
Z punktu widzenia rekrutacji IT pierwsze i najważniejsze rozróżnienie to: kandydat z Unii vs. kandydat spoza UE. W praktyce wygląda to tak:
Obywatele UE/EOG/Szwajcarii – mogą pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę. Wystarczy legalny pobyt (np. wjazd na dowód, rejestracja pobytu przy dłuższych okresach). Z HR-owego punktu widzenia obsługa jest prawie identyczna jak przy obywatelach polskich, także w sektorze IT.
Obywatele państw trzecich (np. Ukraina, Białoruś, Indie, USA, Brazylia) – co do zasady potrzebują zarówno podstawy pobytu (np. wiza, zezwolenie na pobyt czasowy), jak i podstawy pracy (zezwolenie na pracę, Niebieska Karta UE, oświadczenie o powierzeniu pracy lub zwolnienie ustawowe).
Cała „specjalna ścieżka” dla sektora IT dotyczy w praktyce właśnie obywateli państw trzecich – bo to w ich przypadku można zastosować różne typy zezwoleń, uproszczeń, oświadczeń, a także specjalne procedury, np. szybkie wydawanie wiz dla specjalistów IT.
Instytucje, które pojawiają się na drodze pracodawcy IT
W procesie zatrudniania cudzoziemców w IT pojawia się kilka powtarzalnych instytucji. Dobrze wiedzieć, z kim i w jakich momentach będziesz mieć kontakt:
Urząd wojewódzki – wydaje zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, Niebieską Kartę UE oraz inne decyzje pobytowe. Jest kluczowy, gdy cudzoziemiec ma mieszkać i pracować w Polsce dłużej niż kilka miesięcy.
Powiatowy urząd pracy – obsługuje oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy oraz (w razie potrzeby) informację starosty – czyli test rynku pracy.
Konsulat / ambasada RP – wydaje polskie wizy krajowe (typ D) lub wizy Schengen. Dla rekrutacji cudzoziemców do zespołów IT często to konsulat jest pierwszym ogniwem legalizacji (wiza wjazdowa na podstawie złożonego wniosku o zezwolenie).
ZUS i urząd skarbowy – w zależności od formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B) pojawiają się obowiązki zgłoszeniowe, składkowe i podatkowe.
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – kontroluje legalność zatrudnienia cudzoziemców, w tym spełnienie warunków zezwoleń na pracę i poprawność dokumentacji (umowy, wynagrodzenie, warunki pracy).
Znajomość roli tych instytucji pozwala poukładać proces w firmie IT tak, aby nie wysyłać w panice maili w ostatniej chwili, gdy PIP pyta o dokumenty lub gdy kandydat ma za trzy dni wylot, a wiza wciąż nie jest wydana.
Pobyt, praca i forma współpracy – trzy osobne puzzle
W zatrudnianiu cudzoziemców w IT wszystko układa się wokół trzech elementów:
pobyt – wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu, pobyt rezydenta długoterminowego UE, pobyt czasowy w celu pracy, pobyt w celu prowadzenia działalności;
praca – zezwolenie na pracę (typ A, B, C itd.), oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, Niebieska Karta UE, zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia;
forma współpracy – umowa o pracę, umowa zlecenia, B2B (działalność gospodarcza cudzoziemca), kontrakt menedżerski, body leasing (gdzie formalnym pracodawcą jest inny podmiot).
Bez zrozumienia, że to są trzy odrębne klocki, bardzo łatwo popełnić błąd typu: „ma wizę turystyczną, więc może pracować zdalnie z Polski na B2B” – co zazwyczaj jest nielegalne. Uporządkowanie tych trzech elementów to pierwszy krok do zbudowania bezpiecznego procesu rekrutacji IT.
Gdzie są sztywne zasady, a gdzie pole do przyspieszeń
W polskim systemie imigracyjnym istnieją obszary, które są praktycznie nieelastyczne, oraz takie, gdzie branża IT ma szerokie pole manewru. Do „twardych” zasad należą m.in. wymogi minimalnego wynagrodzenia, warunków pracy, obowiązek posiadania legalnej podstawy pobytu i pracy, czy formalne wymogi dokumentowe (np. pełne dane w umowie, spójność z wnioskiem o zezwolenie).
Z kolei pole do przyspieszeń pojawia się w takich miejscach jak: zwolnienia z testu rynku pracy dla zawodów deficytowych, oświadczenia o powierzeniu pracy dla wybranych obywateli, Niebieska Karta UE dla wysokokwalifikowanych specjalistów IT, przyspieszone procedury wizowe (np. w programach współpracy gospodarczej) czy mądre wykorzystanie pracy zdalnej spoza Polski. Pracodawca IT, który zna te miejsca, potrafi zaplanować rekrutację tak, aby wykorzystać każdą legalną furtkę.
Po poznaniu fundamentów prawnych łatwiej przejść do dopasowywania konkretnej ścieżki do konkretnego kandydata – zamiast wpychać wszystkich do tego samego, najwolniejszego tunelu.
Źródło: Pexels | Autor: Kampus Production
Kategorie cudzoziemców w IT – kto jakiej procedury potrzebuje
Podział na poziom doświadczenia: junior, mid/senior, ekspert, manager
W realiach branży IT poziom doświadczenia specjalisty wprost wpływa na to, jakie narzędzia legalizacji zatrudnienia będą najlepiej dopasowane. Inaczej obsłużysz junior developera z Ukrainy, a inaczej CTO z Indii czy architekta systemów z USA.
Junior – zwykle krótkie doświadczenie, brak bardzo wysokiego wynagrodzenia. Często idealny kandydat do zatrudnienia na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy (jeśli pochodzi z kraju objętego tą procedurą, np. Ukraina), na okres do 24 miesięcy w ramach limitu ustawowego. Przy dłuższej współpracy przechodzi się później na klasyczne zezwolenie.
Mid/Senior developer – stabilne, wyższe wynagrodzenie, konkretne kompetencje. Kandydat może kwalifikować się zarówno na „zwykłe” zezwolenie na pracę typ A, jak i na zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, a w niektórych przypadkach także na Niebieską Kartę UE dla specjalistów wysokokwalifikowanych.
Ekspert/manager IT (np. CTO, Head of Engineering) – często idealny profil dla Niebieskiej Karty UE: wysoka pensja, jasno udokumentowane kompetencje, praca na stanowisku wymagającym wysokich kwalifikacji. To otwiera szereg dodatkowych przywilejów (szybsze procedury, mobilność w UE).
Taka segmentacja kandydatów pozwala HR i działowi prawnemu z góry planować, jakie procedury będą potrzebne, ile czasu zajmą i jak zgrać je z terminami projektu.
Trzy strategie: relokacja, mobilność wewnątrz UE i 100% zdalnie
Cudzoziemców w IT można zatrudniać w co najmniej trzech modelach, z zupełnie innymi konsekwencjami prawnymi:
Relokacja do Polski – kandydat fizycznie przeprowadza się do Polski, pracuje z biura lub zdalnie, ale z terytorium Polski. Tu kluczowe są: legalny pobyt (wiza, pobyt czasowy) + legalne zatrudnienie (zezwolenie, oświadczenie, Niebieska Karta UE).
Relokacja z innego kraju UE do Polski – np. specjalista ma już Niebieską Kartę UE wydaną przez inne państwo członkowskie, pracuje w niemieckiej firmie i przenosi się do polskiego oddziału. Tu wchodzi w grę mobilność wewnątrzunijna, uproszczone procedury i skrócone terminy.
Praca 100% zdalnie spoza Polski – cudzoziemiec wykonuje pracę z terytorium swojego kraju (lub innego państwa), a polska firma zawiera z nim kontrakt B2B, umowę o pracę lub korzysta z pośrednika typu „employer of record”. W takim modelu nie ma konieczności legalizacji pobytu w Polsce, ale trzeba uważać na kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe i ryzyko powstania zagranicznego zakładu podatkowego.
Przy budowaniu strategii zatrudniania cudzoziemców w IT warto mieć z tyłu głowy, że nie każdy kandydat musi być fizycznie w Polsce. Przy krytycznych rolach często wygrywa model mieszany: zaczynamy od zdalnej współpracy spoza Polski, a równolegle uruchamiamy proces wizowo-pobytowy.
Poziom kwalifikacji a wybór zezwolenia: Niebieska Karta UE, typ A, oświadczenie
W praktyce rekrutacyjnej IT najczęściej przewijają się trzy instrumenty: klasyczne zezwolenie na pracę typ A, Niebieska Karta UE i oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Każdy z nich ma swoje miejsce:
Dobór ścieżki do profilu kandydata – trzy najważniejsze pytania
Żeby świadomie wybrać między oświadczeniem, zwykłym zezwoleniem a Niebieską Kartą UE, dobrze jest przejść przez prosty filtr decyzyjny. W praktyce sprowadza się to do trzech pytań:
Skąd jest kandydat? – czy pochodzi z kraju objętego procedurą oświadczeniową (np. Ukraina, Białoruś, Gruzja), czy z innego państwa trzeciego (np. Indie, USA, Brazylia).
Ile ma zarabiać i na jakim poziomie jest jego rola? – czy pensja brutto „dowiezie” próg do Niebieskiej Karty UE, czy mieści się raczej w widełkach typowych dla juniorskich/midowych ról.
Na jak długo planujesz współpracę w Polsce? – krótki kontrakt (kilka–kilkanaście miesięcy), czy raczej stałe włączenie do zespołu, perspektywa 2–3 lat i dłużej.
Odpowiedzi prowadzą do trzech głównych ścieżek:
Oświadczenie – gdy kandydat jest z kraju objętego procedurą, a projekt jest pilny i możesz na start podpisać umowę na maksymalnie 24 miesiące w ramach limitu oświadczeniowego.
Zezwolenie na pracę typ A / pobyt i praca – gdy kandydat jest spoza krajów „oświadczeniowych” lub od razu planujesz długofalową relację w Polsce.
Niebieska Karta UE – gdy rola jest senioralna/ekspercka, a budżet wynagrodzenia pozwala przekroczyć ustawowy próg dla wysokokwalifikowanych specjalistów.
Wdrożenie takiego prostego filtra w dziale HR (np. w formie krótkiej checklisty przy każdym nowym hire z zagranicy) od razu zmniejsza liczbę „ślepych uliczek” i cofania wniosków.
Kiedy Niebieska Karta UE naprawdę się opłaca w IT
Niebieska Karta UE to narzędzie, które w IT potrafi wyraźnie ułatwić życie. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy gra jest warta świeczki. W przypadku seniorów, architektów czy managerów technicznych ta ścieżka daje kilka istotnych plusów:
Mobilność w ramach UE – po spełnieniu określonych warunków posiadacz Niebieskiej Karty może stosunkowo łatwo przenieść się do innego kraju UE, co jest atutem rekrutacyjnym w globalnych projektach.
Stabilność pobytu – decyzje są wydawane na dłuższe okresy, co zmniejsza częstotliwość przedłużeń i „przerw projektowych” na papierologię.
Lepsza pozycja negocjacyjna kandydata – specjaliści świadomi wartości tej karty często są bardziej skłonni do relokacji, gdy widzą, że firma celuje właśnie w tę procedurę.
Przykładowo: rekrutujesz Head of Data z Indii, z pensją znacząco powyżej średniej w branży. Dla takiej osoby Niebieska Karta UE bywa argumentem strategicznym – nie tylko gwarantuje stabilność w Polsce, ale też otwiera drogę do ewentualnego transferu w ramach grupy kapitałowej do innego kraju UE.
Jeśli natomiast wynagrodzenie jest na granicy wymaganego progu, a rola ma potencjał rozwojowy, dobrym ruchem bywa zaprojektowanie pakietu wynagrodzenia tak, by „dociągnąć” do wymogu Niebieskiej Karty. Często drobna korekta budżetu rekrutacyjnego zwraca się w postaci łatwiejszego utrzymania kluczowego talentu przez lata.
Standardowe procedury zatrudnienia cudzoziemców – punkt odniesienia dla „specjalnych zasad”
Klasyczne zezwolenie na pracę typ A – jak wygląda „zwykła” ścieżka
Zezwolenie na pracę typ A to podstawowe narzędzie, gdy zatrudniasz cudzoziemca spoza UE/EOG/Szwajcarii w polskiej spółce. Dobrze znać jego logikę, bo większość wyjątków i przyspieszeń to po prostu modyfikacja tej bazy.
Co jest standardem przy typie A:
Pracodawca jako wnioskodawca – wniosek składa firma, nie kandydat. To po stronie pracodawcy leży przygotowanie dokumentów, opis stanowiska, warunków pracy i wynagrodzenia.
Związek z konkretnym stanowiskiem – zezwolenie jest „przyklejone” do określonego stanowiska, wymiaru czasu pracy, miejsca wykonywania pracy i wynagrodzenia. Zmiana istotnych warunków często wymaga zmiany lub nowego zezwolenia.
Określony okres ważności – decyzja wydawana jest zwykle na czas określony, maksymalnie na kilka lat. Przy dłuższej współpracy trzeba planować przedłużenie.
Procedura typ A bywa czasochłonna, ale jest przewidywalna. Dobrze przygotowany wniosek, spójne dokumenty kadrowe i brak zmian „w locie” przyspieszają decyzję bardziej niż jakikolwiek trik.
Test rynku pracy – kiedy trzeba, a kiedy branża IT jest z niego zwolniona
Jednym z najbardziej problematycznych elementów klasycznej ścieżki jest tzw. informacja starosty (test rynku pracy). Standardowo polega on na sprawdzeniu, czy na dane stanowisko nie da się znaleźć pracownika na lokalnym rynku. Dla wielu stanowisk IT w praktyce stosuje się zwolnienia z tego obowiązku.
Z perspektywy firmy technologicznej kluczowe są dwa mechanizmy:
Rozporządzenia wojewodów z listą zawodów deficytowych – jeśli dane stanowisko IT znajduje się na regionalnej liście zawodów, dla których nie przeprowadza się testu rynku pracy, odpada jeden z najbardziej czasochłonnych etapów.
Specjalne przepisy sektorowe – w niektórych regionach zawody programistów, specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa czy analityków danych są wprost wskazane jako zwolnione z testu.
Dobrym nawykiem jest bieżące monitorowanie list publikowanych przez wojewodów (np. raz na kwartał) i aktualizowanie wewnętrznych procedur HR: opis stanowisk, które łapią się na zwolnienia, warto mieć gotowy „pod ręką”.
Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – łączenie dwóch procedur w jednym wniosku
W wielu rekrutacjach IT bardziej opłaca się od razu celować w zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite), zamiast oddzielnie załatwiać zezwolenie na pracę i wizę. Dla kandydata oznacza to jedną, bardziej kompleksową procedurę w urzędzie wojewódzkim.
Kluczowe cechy tej ścieżki:
Kandydat jako strona postępowania – wniosek składa cudzoziemiec (choć pracodawca mocno go przy tym wspiera dokumentami).
Powiązanie z konkretnym pracodawcą – podobnie jak w typie A, decyzja jest ściśle związana z konkretnym pracodawcą, stanowiskiem i wynagrodzeniem.
Możliwość pracy podczas oczekiwania – przy spełnieniu określonych warunków (np. złożenie kompletnego wniosku przed wygaśnięciem dotychczasowego tytułu pobytowego) kandydat może legalnie pracować, nawet jeśli decyzja jeszcze nie zapadła.
Ta opcja dobrze sprawdza się, gdy ściągasz do Polski specjalistę na dłużej niż rok i od razu planujesz dla niego rolę stałą w strukturze organizacji.
Oświadczenie o powierzeniu pracy – „szybka ścieżka” i jej ograniczenia
Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy to narzędzie, które rewolucjonizuje tempo rekrutacji dla wybranych obywateli (m.in. z Ukrainy, Białorusi, Gruzji). W sektorze IT bywa używane jako „most” – szybki start współpracy, a w tle przygotowanie bardziej zaawansowanego zezwolenia.
Co trzeba mieć z tyłu głowy:
Limit czasowy – praca na podstawie oświadczenia jest możliwa tylko przez określony, ustawowo limitowany okres (liczony łącznie, a nie na jednego pracodawcę). Przy dłuższej współpracy i tak trzeba przejść na zezwolenie.
Brak testu rynku pracy – ogromna przewaga czasowa: nie przeprowadza się informacji starosty, co redukuje liczbę formalności.
Relatywnie prosta procedura – zgłoszenie w powiatowym urzędzie pracy, krótki czas oczekiwania, możliwość szybkiego uruchomienia projektu.
Dobry model dla firm IT to planowanie „dwutorowe”: od razu po rozpoczęciu pracy na oświadczeniu startuje proces uzyskania długoterminowego zezwolenia, aby nie obudzić się po kilkunastu miesiącach z projektem w środku sprintu i wygasającą podstawą legalnej pracy.
Ruch bezwizowy i wiza – dlaczego to jeszcze nie jest zgoda na pracę
Wielu kandydatów z krajów objętych ruchem bezwizowym (lub posiadających wizy turystyczne/biznesowe) zakłada, że obecność w Polsce „załatwia” całą resztę. Po stronie pracodawcy trzeba to jasno uporządkować.
Ruch bezwizowy lub wiza:
dają tylko tytuł pobytowy – prawo wjazdu i przebywania na terytorium RP przez określony czas;
nie zastępują zezwolenia na pracę / oświadczenia / Niebieskiej Karty UE, chyba że ustawa przewiduje konkretne zwolnienie;
w połączeniu z nieodpowiednią formą współpracy (np. B2B przy wizie turystycznej) mogą generować poważne ryzyka dla firmy – zarówno imigracyjne, jak i podatkowe.
Bezpieczny standard w branży IT to zasada: „najpierw sprawdzamy podstawę pracy, potem dyskutujemy o formie współpracy”. Dzięki temu nie wpadniesz w pułapkę kreatywnych interpretacji typu „skoro jest w Polsce na wizie, to przecież może fakturować”.
Źródło: Pexels | Autor: Tima Miroshnichenko
Wyjątki i uproszczenia dla specjalistów IT – kiedy nie trzeba zezwolenia na pracę
Umowy B2B a działalność gospodarcza cudzoziemca – gdzie kończy się komfort, a zaczyna obowiązek
Wielu specjalistów IT w Polsce pracuje w modelu B2B. U cudzoziemców ten schemat także bywa wykorzystywany, ale nie zawsze oznacza to zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.
Kluczowe rozróżnienie dotyczy tego, czy cudzoziemiec:
może legalnie prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na podstawie swojego statusu pobytowego (np. pobyt w celu prowadzenia działalności, odpowiednie uprawnienia wynikające z umowy międzynarodowej),
czy jest w sytuacji, w której prowadzenie działalności jest ograniczone i de facto powinien mieć klasyczne zezwolenie na pracę powiązane z umową o pracę lub zleceniem.
Jeśli cudzoziemiec ma pełne prawo do prowadzenia działalności i współpracuje z firmą IT jako niezależny przedsiębiorca (B2B), w wielu przypadkach nie jest wymagane zezwolenie na pracę. Trzeba jednak uważać, żeby relacja faktycznie miała charakter biznesowy, a nie ukrytego stosunku pracy (podporządkowanie, stałe godziny, brak realnego ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy).
Warto przeprowadzić wewnętrzny „test B2B”: czy gdyby ten sam kontrakt miał podpisać polski freelancer, warunki wyglądałyby identycznie? Jeśli nie – sygnał ostrzegawczy, że urząd może traktować tę relację jak klasyczne zatrudnienie.
Delegowanie specjalistów IT z zagranicy – kiedy polska spółka nie jest pracodawcą
Częstą praktyką w globalnych grupach technologicznych jest delegowanie specjalistów z zagranicznej spółki-matki lub partnera do pracy przy projekcie w Polsce. W takim modelu formalnym pracodawcą pozostaje podmiot zagraniczny, a polska firma jest tylko odbiorcą usług.
W niektórych konfiguracjach prawnych można skorzystać ze zwolnień z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, zwłaszcza gdy chodzi o krótkoterminowe świadczenie usług o wysokim stopniu specjalizacji. Diabeł tkwi w szczegółach:
liczy się czas pobytu specjalisty w Polsce (limit dni w roku kalendarzowym lub w określonym okresie),
istotny jest rodzaj usług – w IT najczęściej chodzi o projekty wdrożeniowe, serwisowe, konsulting zaawansowany technologicznie,
ogromne znaczenie ma dokumentacja – umowa między spółkami, zakres zadań, potwierdzenie, że wynagrodzenie wypłaca pracodawca zagraniczny.
Jeżeli korzystasz z tego modelu, dobrze jest mieć przygotowany standardowy pakiet dokumentów na wypadek kontroli PIP – tak, by w kilka godzin dało się udowodnić, że to realne delegowanie specjalisty, a nie obejście przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców.
Projekty badawczo-rozwojowe i startupy – kiedy status projektu otwiera furtki
Część przepisów imigracyjnych przewiduje ułatwienia dla osób zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową lub w innowacyjne przedsięwzięcia (w tym startupy technologiczne). Jeśli firma IT lub powiązana jednostka ma formalny status centrum badawczo-rozwojowego albo korzysta z dedykowanych programów dla innowatorów, możliwe są uproszczone ścieżki legalizacji pobytu i pracy.
Przykładowe korzyści w takich programach to:
przyspieszone rozpatrywanie wniosków o pobyt dla założycieli i kluczowych członków zespołu technicznego,
Programy rządowe dla specjalistów wysokich technologii – jak je wykorzystać w IT
Polska zaczyna konkurować o talenty technologiczne także narzędziami migracyjnymi. Pojawiają się programy i ścieżki skierowane wprost do wysokiej klasy specjalistów, w tym ekspertów IT – często krótsze, bardziej przewidywalne i mniej sformalizowane niż standardowe zezwolenia.
silna „marka” programu w oczach kandydatów – możliwość komunikowania w rekrutacji, że firma zapewnia udział w szybkiej ścieżce,
ułatwienia dla rodzin – uproszczone procedury łączenia z rodziną, co dla seniorów i architektów bywa warunkiem przyjęcia oferty.
W praktyce HR-owej dobrze działa prosty schemat: identyfikujesz role kluczowe (np. principal engineer, head of security, data science lead), a następnie weryfikujesz, pod który z dostępnych programów migracyjnych da się je „podciągnąć”. Dzięki temu negocjacje z kandydatem zaczynasz z konkretami, a nie z obietnicą „jakoś to załatwimy”.
Osoby zwolnione z obowiązku posiadania zezwolenia ze względu na status pobytowy
W części przypadków specjalista IT w ogóle nie potrzebuje zezwolenia na pracę, bo pełne prawo do pracy wynika z jego tytułu pobytowego. Dla firm to ogromne uproszczenie – odpada nie tylko procedura, ale i ryzyko błędów formalnych.
Najczęstsze przykłady takich statusów to cudzoziemcy, którzy:
posiadają zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE,
mają kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” (np. po kilkuletnim pobycie na podstawie pobytu czasowego i pracy),
są członkami rodzin obywateli polskich lub obywateli UE osiedlonych w Polsce,
uzyskali ochronę międzynarodową lub inne formy ochrony, przy których ustawa przyznaje prawo do pracy bez dodatkowych zezwoleń.
Po stronie pracodawcy kluczowe są dwie rzeczy: poprawne odczytanie adnotacji na karcie pobytu i wykonanie kopii dokumentu do akt osobowych. To prosty krok, który daje komfort przy ewentualnej kontroli i pozwala skupić się na meritum – onboardingu, a nie walce z papierami.
Zwolnienia z uwagi na obywatelstwo – kiedy paszport otwiera drzwi
Niektóre kategorie cudzoziemców korzystają z ułatwień wyłącznie z uwagi na obywatelstwo. W IT ma to duże znaczenie przy masowych rekrutacjach z określonych regionów.
Najczęściej chodzi o sytuacje, gdy:
dany kraj jest objęty szczególnymi regulacjami (np. uproszczonymi zasadami dostępu do rynku pracy),
funkcjonują specjalne umowy międzynarodowe, które ograniczają lub znoszą obowiązek uzyskania zezwolenia,
cudzoziemiec korzysta z odrębnych przepisów kryzysowych lub programów osłonowych (jak miało to miejsce w przypadku części obywateli Ukrainy).
W dużym software house’ie praktycznym rozwiązaniem jest krótka, aktualizowana tabela w wewnętrznym intranecie: lista obywatelstw, przy których procedura jest uproszczona, oraz szybkie wskazówki „co sprawdzić najpierw”. Rekruter nie musi być ekspertem-imigracyjnym, ale powinien wiedzieć, kiedy zapalić zielone światło, a kiedy zawołać prawnika.
Praca zdalna z zagranicy – granice polskich przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców
Model „work from anywhere” jest kuszący, zwłaszcza w IT. Jeżeli jednak specjalista pracuje na stałe spoza Polski, polskie przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców co do zasady nie mają zastosowania – bo cudzoziemiec nie wykonuje pracy na terytorium RP.
To otwiera ciekawą przestrzeń dla rekrutacji:
możesz zatrudnić developera siedzącego w swoim kraju bez angażowania polskich procedur imigracyjnych,
jednocześnie pojawiają się inne ryzyka – podatkowe, ZUS-owe, a także związane z prawem pracy kraju, w którym faktycznie jest wykonywana praca.
Jeżeli wiesz, że projekt ma trwać krótko, a kandydat nie planuje przeprowadzki, praca zdalna z zagranicy może być rozsądnym rozwiązaniem. Gdy tylko pojawia się pomysł relokacji do Polski – od razu trzeba przełączyć się w tryb „legalizacja pobytu i pracy”, zamiast przedłużać w nieskończoność tryb „remote from abroad”.
Jak poukładać procesy HR i legalizacji w firmie IT
Checklista przed zatrudnieniem cudzoziemca – minimum organizacyjne
Dobrze ustawiony proces na starcie oszczędza później tygodnie nerwów. Zanim firma złoży ofertę, zespół HR powinien wykonać kilka powtarzalnych kroków.
Praktyczna checklista może wyglądać tak:
Identyfikacja obywatelstwa i aktualnego statusu pobytowego – informacja, czy kandydat jest już w Polsce, na jakiej podstawie, na jak długo.
Określenie docelowego modelu współpracy – umowa o pracę, B2B, delegowanie, kontrakt krótkoterminowy.
Wstępny harmonogram – orientacyjny czas uzyskania decyzji i najwcześniejsza możliwa data startu.
Podział ról – kto po stronie firmy odpowiada za dokumenty, kontakt z urzędem, komunikację z kandydatem.
Takie ramy dają zespołom technicznym jasny komunikat: „realnie możesz liczyć na start za X tygodni”. To z kolei ułatwia planowanie sprintów i roadmapy, bez ciągłego poprawiania dat w Jirze.
Współpraca HR – legal – biznes: jedna ścieżka, różne perspektywy
Zatrudnianie cudzoziemców w IT przestaje być prostą „czynnością kadrową”. To mieszanka prawa imigracyjnego, podatków, planowania projektów i zarządzania doświadczeniem kandydata.
W najbardziej efektywnych organizacjach:
HR zbiera dane od kandydata, tłumaczy proces, pilnuje terminów i kompletności dokumentów,
dział prawny lub zewnętrzny doradca wskazuje właściwą ścieżkę, przygotowuje wzory dokumentów i reaguje na problemy urzędowe,
biznes / liderzy techniczni dostosowują roadmapę do realnych terminów, zamiast zakładać „start od przyszłego miesiąca na pewno się uda”.
Dobrym ruchem jest stworzenie jednego, prostego diagramu procesu w intranecie – od momentu „kandydat zaakceptował ofertę” do „pełna legalizacja pracy”. Dzięki temu każdy wie, na jakim etapie jest sprawa i co blokuje kolejny krok.
Standardy dokumentowania – tarcza ochronna na wypadek kontroli
Nawet najlepiej zaprojektowany proces nie uchroni przed kontrolą PIP czy Straży Granicznej. Uchronić może za to solidna dokumentacja. Dla działu IT to mało ekscytujący temat, ale dla zarządu – absolutnie kluczowy.
W praktyce warto wdrożyć kilka prostych standardów:
robienie kopii wszystkich tytułów pobytowych i zezwoleń oraz ich przechowywanie w jednym, uporządkowanym miejscu,
prowadzenie prostej ewidencji dat ważności zezwoleń i kart pobytu z automatycznymi przypomnieniami na kilka miesięcy przed upływem,
utrwalanie dowodów spełnienia wymogów – oferta pracy, opis stanowiska, dokumenty do testu rynku pracy, notatki z rekrutacji.
Dzięki temu, gdy pojawia się kontrola, zamiast gorączkowo przekopywać maila za mailem, zespół HR jest w stanie w godzinę odtworzyć pełną historię zatrudnienia danego programisty.
Onboarding imigracyjny – element doświadczenia pracownika
Dla specjalisty IT relokacja do innego kraju to duża zmiana życiowa. To, jak firma przeprowadzi go przez procedury, często decyduje, czy poleci ją kolejnym kandydatom. „Onboarding imigracyjny” powinien być tak samo przemyślany jak techniczny.
wstępnie przygotowane wzory pełnomocnictw i oświadczeń – kandydat tylko uzupełnia dane i podpisuje,
wsparcie językowe – tłumaczenie najważniejszych dokumentów lub pomoc osoby, która może pojechać z cudzoziemcem do urzędu.
Firmy, które ogarniają ten obszar, budują bardzo silne „word of mouth” wśród zagranicznych specjalistów: kandydaci przychodzą świadomie, bo wiedzą, że nie zostaną z papierologią sami.
Ryzyka i typowe błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców w IT
„Pracuje zdalnie, więc przepisy nas nie dotyczą” – pułapka myślenia życzeniowego
Częsty scenariusz: specjalista przyjeżdża do Polski na wizie turystycznej, podpisuje B2B i pracuje z mieszkania w Warszawie „zdalnie dla spółki zagranicznej”. De facto wykonuje pracę na terytorium RP, ale formalnie nikt nie zgłosił jego zatrudnienia, nie ma też podstawy do pracy.
Taki model może oznaczać problemy dla wszystkich stron:
dla cudzoziemca – ryzyko decyzji o zobowiązaniu do powrotu i zakazu ponownego wjazdu,
dla firmy zagranicznej – możliwość uznania, że tworzy w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, z konsekwencjami podatkowymi,
dla polskiego odbiorcy usług – reputacyjne ryzyko związane z udziałem w nieprawidłowym modelu.
Im wcześniej zostanie postawione pytanie „gdzie faktycznie siedzisz, kiedy kodujesz?”, tym łatwiej zbudować legalny i bezpieczny schemat współpracy.
Niedopasowanie formy współpracy do realiów – B2B jako „zamiennik” etatu
Ucieczka w B2B z cudzoziemcem tylko po to, by „ominąć zezwolenie na pracę”, prędzej czy później odbije się czkawką. Jeżeli relacja wygląda jak klasyczny stosunek pracy, urzędy będą ją tak traktować – niezależnie od tego, co wpisano w nagłówku umowy.
Typowe sygnały ostrzegawcze:
stałe godziny pracy, obecność na stand-upach obowiązkowa jak na etacie,
brak realnej możliwości odmowy zlecenia lub negocjacji warunków wykonania,
sprzęt, narzędzia i środowisko pracy w pełni kontrolowane przez firmę.
Jeśli te elementy się kumulują, lepiej od razu przygotować klasyczne zezwolenie na pracę i uczciwą umowę o pracę, zamiast liczyć, że „nikt się nie przyczepi”.
Ignorowanie zmian w projektach – pivot bez aktualizacji zezwoleń
W IT zmiana zakresu obowiązków to codzienność: nowy projekt, inny tech stack, awans na rolę lidera. Problem pojawia się, gdy zezwolenie na pracę opisuje jedno, a rzeczywistość – coś zupełnie innego.
Przykład: cudzoziemiec ma zezwolenie jako „programista frontend”, ale po restrukturyzacji staje się „product ownerem” z zupełnie innym zakresem odpowiedzialności i wynagrodzeniem. W oczach urzędu może to być już inna praca, wymagająca aktualizacji zezwolenia.
Najprostszy nawyk to krótka konsultacja z osobą odpowiedzialną za legalizację przed każdą większą zmianą roli albo widełek wynagrodzenia. Pięć minut rozmowy może oszczędzić wielomiesięczną korektę dokumentów.
Brak buforu czasowego – rekrutacja „na styk”
Planowanie startu pracy cudzoziemca na „dokładnie dzień po wygaśnięciu aktualnej wizy” to proszenie się o kłopoty. Opóźnienia w urzędach, dodatkowe wezwania do uzupełnienia dokumentów czy zmiany przepisów potrafią wywrócić harmonogram do góry nogami.
Bezpieczna praktyka to:
przyjmowanie realistycznych, a nie optymistycznych terminów urzędowych,
start procedury z wyprzedzeniem kilku miesięcy, gdy tylko decyzja o zatrudnieniu jest wstępnie podjęta,
rezerwowe scenariusze – np. możliwość czasowej pracy zdalnej z kraju pochodzenia, jeśli wjazd do Polski się opóźni.
Kiedy zespół ma świadomość, że proces migracyjny to maraton, a nie sprint, łatwiej układać projekty bez nerwowego przekładania deadlinów.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jakie są główne różnice między zatrudnianiem cudzoziemców w IT a innych branżach?
W IT znacznie częściej można korzystać z uproszczonych procedur: oświadczeń o powierzeniu pracy, Niebieskiej Karty UE, zwolnień z testu rynku pracy czy przyspieszonych ścieżek wizowych dla specjalistów. W gastronomii czy budowlance pracodawca częściej „utkwi” w pełnej procedurze z informacją starosty i długim oczekiwaniem.
Dla firmy IT oznacza to krótszy czas od podpisania oferty do faktycznego startu pracy oraz możliwość skalowania zespołu pod duże kontrakty. Jeśli poukładasz te procesy raz, kolejne rekrutacje cudzoziemców będą szły znacznie szybciej.
Czy do zatrudnienia programisty spoza UE zawsze potrzebne jest zezwolenie na pracę?
Co do zasady obywatel państwa trzeciego potrzebuje podstawy pobytu (np. wizy, karty pobytu) oraz podstawy pracy (np. zezwolenia na pracę, Niebieskiej Karty UE, oświadczenia). Jednak w przepisach istnieje szereg zwolnień z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę – część z nich może obejmować specjalistów IT, np. w ramach określonych programów lub statusów pobytowych.
Dlatego zanim wejdziesz w pełną procedurę zezwolenia, sprawdź, czy dany kandydat nie mieści się w jednym z wyjątków lub czy nie lepiej złożyć od razu wniosek o Niebieską Kartę UE. To często skraca drogę i daje pracownikowi mocniejszą pozycję pobytową.
Jakie ustawy muszę znać jako pracodawca IT zatrudniający cudzoziemców?
Kluczowe są cztery filary: ustawa o cudzoziemcach (pobyt i m.in. Niebieska Karta UE), ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (zezwolenia na pracę, oświadczenia, test rynku pracy), Kodeks pracy (warunki zatrudnienia, praca zdalna, delegowanie) oraz przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe (szczególnie przy B2B i pracy z innych krajów).
Nie musisz być prawnikiem, aby z tego korzystać. Wystarczy, że rozumiesz ogólny schemat, wiesz, z jakiej „półki” narzędzi korzystasz i w którym momencie warto włączyć kancelarię migracyjną lub doradcę. Z takim podejściem zespół HR naprawdę przyspiesza.
Jakie instytucje biorą udział w procesie zatrudnienia cudzoziemca w IT?
Standardowo pojawiają się: urząd wojewódzki (pobyt czasowy i pracę, Niebieska Karta UE), powiatowy urząd pracy (oświadczenia i test rynku pracy), konsulat lub ambasada RP (wiza wjazdowa), ZUS i urząd skarbowy (składki i podatki), a także Państwowa Inspekcja Pracy (kontrole legalności zatrudnienia).
Jeśli na etapie planowania rekrutacji wiesz, z którymi instytucjami i w jakiej kolejności będziesz mieć do czynienia, dużo łatwiej ułożysz harmonogram działań – od oferty aż po pierwszy dzień pracy developera.
Czy mogę zatrudnić cudzoziemca w IT na B2B i pracę zdalną z Polski?
Tak, ale trzeba rozdzielić trzy elementy: pobyt, pracę i formę współpracy. Sam fakt, że cudzoziemiec ma działalność (B2B) nie legalizuje jego pobytu ani pracy w Polsce. Potrzebna jest zgodna z celem pobytu wiza lub karta pobytu oraz podstawa do pracy (np. pobyt w celu prowadzenia działalności, odpowiednie zezwolenie czy zwolnienie).
Model „ma wizę turystyczną, więc niech koduje z Polski na B2B” jest w większości przypadków nielegalny. Uporządkuj najpierw status pobytowy i pracowniczy, a dopiero potem dobieraj formę współpracy – unikniesz problemów przy ewentualnej kontroli PIP.
Ile trwa legalizacja pracy specjalisty IT spoza UE i czy da się to przyspieszyć?
Przy pełnych, „sztywnych” procedurach mówimy często o wielu miesiącach, a czasem ponad roku. Jednak dla branży IT istnieje szereg przyspieszeń: katalog zawodów deficytowych, uproszczone procedury wizowe w niektórych krajach, oświadczenia o powierzeniu pracy czy Niebieska Karta UE.
Sprawnie zaplanowany proces pozwala często zejść z kilkunastu miesięcy do kilku tygodni między ofertą a legalnym startem pracy. Im więcej schematów wdrożysz raz, tym szybciej obsłużysz kolejne rekrutacje.
Od czego zacząć strategię zatrudniania cudzoziemców w mojej firmie IT?
Na początku zrób proste mapowanie: z jakich krajów rekrutujesz, jakie role (np. programiści, DevOps, cybersecurity), jakie formy współpracy preferujesz (etat, B2B, body leasing) i jak szybko musisz skalować zespół. Na tej podstawie wybierz kilka głównych ścieżek legalizacji (np. oświadczenia + pobyt czasowy i pracę, Niebieska Karta UE dla seniorów, zdalna współpraca spoza Polski).
Następnie opisz je w wewnętrznych procedurach dla HR i menedżerów liniowych oraz nawiąż stałą współpracę z jedną kancelarią lub doradcą migracyjnym. Po 2–3 dobrze przeprowadzonych case’ach zobaczysz, że zatrudnianie cudzoziemców staje się powtarzalnym procesem, a nie gaszeniem pożarów.
